Research on Personnel File Management Mechanism and Countermeasures in the Integrated
Management of Electronic Documents in Colleges and Universities
陆冬梅 LU Dong-mei
（常州机电职业技术学院，常州 213164）
（Changzhou Institute of Mechatronic Technology，Changzhou 213164，China）
摘要：文章从电子文件生成、保存、归档和利用的全过程出发，重新对高校内部各部门的业务流程进行重构，制定统一的管理标准与规范，推动高校电子文件的共享和协作利用。
Abstract: The article starts from the whole process of generating, storing, archiving and utilizing electronic documents, reconstructs the business processes of various departments within the university, and formulates unified management standards and norms, to promote the sharing and collaborative use of electronic documents in colleges and universities.
关键词：高等院校；电子文档；档案管理；人事档案；云计算
Key words: colleges and universities；electronic documents；file management；personnel files；cloud computing
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2019）23-0115-03
0 引言
从高校档案管理的长远目标来看，电子文件一体化管理是其必然的发展方向[1]。对高校电子文件的管控，应当自业务部门产生电子文件的时候就开始，而这就需要在进行各部门的业务系统和档案部门的档案文件管理系统建设的过程中，充分考虑后续的电子文件一体化整合问题，各部门应根据自身业务需求以及档案部门的电子文件管理需求，提出本部门对各部门系统建设的功能要求，进而推进高校电子文件一体化管理以及人事档案管理的融入。
1 高校电子文件一体化管理中人事档案管理的主要原则
1.1 统一领导原则
在国家层面的档案管理中所遵循的基本原则是“统一领导、分级管理”，该原则也是在我国长期以来的档案工作实践经验的凝炼，高校在推动人事档案融入到本校的电子文件一体化管理的过程中应当以该原则为基本准则和行动标准，这既与高校电子文件的产生过程是在我国特有的档案管理体制下实现的原因有关，也与高校自身的组织机构设置有关。高校应从管理理念、制度、模式、技术标准和数据格式等方面进行协调和统一，以确保人事档案能够融入到高校电子文件一体化管理之中。
1.2 协同效应原则
协同效应（Synergy Effects），最直观的目标就是要实现一加一大于二的效应。某个高校内部通常包含了多个相对独立运行的系统，如行政、院系和科研等部门、直属单位以及其他的附属机构等，每类部门或机构都有自身的系统，这些系统之间的协同运作，共同构建了高校整个系统，实现了高校的整体效应大于各部门或机构单独运行的效应之和[2]。在高校电子文件一体化建设的过程中，人事档案管理的相关设备与设备将与其他部门的电子文档管理设备一起参与调配与使用，根据人事档案管理与使用的实际需求，对资源进行合理配置，这必然会提升管理与利用的效率。
1.3 全程管理原则
根据生命周期理论，对电子文件进行管理应当遵循全程管理原则，这也是高校电子文件管理工作自身的要求，该项工作需要从文件的产生到保管、利用和报废，对电子文件实施全过程的监管。对高校电子文件实施生命周期管理，比传统档案管理更加复杂多变，要求高校各部门应当在数据传递、移交以及系统的衔接方面开展更加紧密的合作，这都是高校人事档案管理融入电子文档一体化管理应当注意的问题。
1.4 前端控制原则
在对高校电子文档实施一体化管理前，对电子文档的生成进行前端控制和干预，确保其生成过程符合高校已经制定的各项制度与规范，并将这些规范性的要求融入到档案管理部门与人事管理部门自有的业务系统之中，以便对人事档案电子文件的产生与管理给予相应的指导，能够有效保证高校人事档案融入电子文档一体化管理进程的质量。在人事管理部门的前端对人事档案电子文档的生成进行控制，使电子文件在生成之时就符合相关管理目标与规范，这既能够有效减少档案管理部门后续的加工与管理工作，也能够确保人事档案电子文档的质量。
2 高校电子文件一体化管理中人事档案管理机制
对高等院校的电子文件实施一体化管理，从横向层面对高校各部门的文件流与业务流进行整合和集成，而从纵向层面强调对二者进行转化的具体过程。
2.1 文件流与业务流的集成机制
在校园数字化的环境下，高校在各类活动中产生、积累和保管了不计其数的电子文件，这些活动除了包含人事部门的电子文档外，还包括教学、科研、管理各个部门的职能活动，高校的这些大量电子文件其有着重要的价值，对其进行恰当利用有助于高校履行自身的职能和开展相关业务活动。通常来说，高校的文件流是职能部门业务流发生作用的结果，而人事部门的业务流与人事档案的文件流具体结合到何种程度，对于评价电子文件的管理水平与质量有着重要的现实意义。若将二者紧密结合起来，高校的管理成本可以得到极大的提升，且高校各项工作的效率也会得到相应的提升，更有助于提升电子文件管理的系统性与规范性，而若二者结合的紧密程度不高，相关业务工作有可能因此受到了相应的阻碍，电子文件的价值也难有效发挥出来。高校两种流是否能够被有效集成，最主要两袖清风是反映在电子文件管理系统是否将两种流实现了一体化的整合。该管理系统需要对文件与业务的流程进行有效的考量，以此提升高校电子文件的完整性、安全性和及时性，进而确保高校各项业务运行的有效性。
2.2 数据流和文件流的转化机制
高校不仅有教学与科研部门，还有众多为这些部门提供支持的职能业务部门，其中就包括了人事管理部门，再加上校内的大量师生，各部门及其各类人员都能够产生大量的人事及其相关档案数据信息，但所产生的这些信息并不能随时有效保存下来。在这些数据信息中，多数信息都是冗余或错误的，因此要从中筛选出有价值的数据，对这些信息进行有效保存，进而成为对其他人有用的文件，但这些文件通常只是高校众多数据信息极少数的一部分[3]。在电子文件来源日益多样化的情况下，高校内部产生的电子文件数据信息类型比较多样化，既有结构化的数据，也有半结构化甚至是非结构化的信息，高校应当运用关联和聚类等方法，从繁杂的各类部门信息中提炼和挖掘出有价值的信息，并依照来源一致性的原则，将所挖掘出来各类电子文件档案数据信息转化为信息资产，形成高校有价值的信息资产，进而将这些资产永久在学校中存储起来，变成高校的档案馆或数据库中的资产。高校电子文件的数据流和文件流转化如图1所示。
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3 高校电子文件一体化管理中人事档案管理策略
俗话说，“没有规矩，不成方圆”，在高校进行电子文件一体化管理以及将人事档案管理融入其中的过程中，高校也应当遵循这样的基本原则开展规范化建设，以建立管理的规矩。在以往高校的信息化建设中，高校内部由于缺乏总体上的管理体制协调，这导致高校文件产生了部门之间的分隔与不融合现象，在很多情况下高校通常主要只是基于本部门的业务基本需求，制定自身的业务规范和标准，这也导致了高校各部门之间管理标准与规范产生了不统一和问题，这便产生了电子文件管理工作中资源浪费问题，这种浪费不仅表现在人力和资本上，同时也表现在了工作效率的提升上，这必然导致了高校电子文档的一体化管理会产生不利的影响。
为了更加有效的实现电子文件规范化管理，国际档案组织以及各国的档案部门均制定了电子文件管理的相关规范，形成了比较规范的标准体系，这都为高校的电子文件规范化管理提供了良好的现实基础。在云计算标准建设方面，美国提出了云计算的SPI（SaaS、PaaS、IaaS）服务模式以及云计算的相关部署方式，并对云计算的关键功能及基本功能给出了相应的规定[4]。为更有效地确保电子文件能够获得持久的管理，高校人事部门与档案部门以及其他业务部门，应当对人事档案的基本特征及其产生、保存的规律进行把握，并依据国家在电子文件管理以及云计算技术应用方面的法律法规，结合高校人事与档案部门业务的具体实际，制定既适应电子文件管理工作，又可以适应后续档案管理需求规范制度，进而实现对高校人事档案的统一、有效管理，以使得电子文件管理过程中的各个环节都有相应的规范可依。当前在进行云计算建设的过程中，为实现规范化，应当着重实现互助性、可移植性、安全性等目标，以便实现高校人事业务部门与档案部门在数据与服务上的互操作性，并为高校其他部门在此基础上进行服务层面的二次开发，进而构建起可供全校各项业务活动开展的教育服务云。
3.1 建立管理性标准
该类标准主要用于对高校的电子文件一体化管理实施统筹管理，从顶层实现不同部门及其业务之间的协调、部署，将这些做法与具体要求以制度化的方式进行固定，从目标上实现一体化管理，避免高校内部各部门之间的业务系统出现各自运作和难以融合的问题。这种管理标准化通常主要有两个方面：一方面对管理主体进行规范，即通过人事部门与档案部门以及其他部门之间的日常协调与规范，对各部及其分管领导的工作职责及其责任与义务进行确定；另一方面，对管理客体进行规范，对电子文件的术语、元数据、存储格式、鉴定、安全管理等方面标准给出明确的规定。
3.2 建立技术性标准
该类标准主要涉及了软件、计算、加密及文件的转换与接口等多个方面的管理规范，其中在这些多种技术标准中，最能够影响电子文件管理的标准是接口标准，该标准的制定对云端的数据管理起到了关键性的作用，若电子文件数据管理过程中出现了格式、长度、类型等方面的不规范问题，高校人事管理部门的业务系统将很难有效融入到高校的档案管理系统之中，进而对整个学校的电子文件一体化管理产生阻碍的作用。例如，有些学校在进行高校的信息化建设过程中，由于在最初阶段缺乏统一、全局性的规划，以及相关管理人员没有比较强的一体化管理意识，导致了包含人事档案在内的文件管理过程上，产生了不同部门各做各事、互不通融的问题，这些高校的办公自动化系统、人事管理系统等业务系统虽然在一定程度上实现了高校的信息化建设目标，但由于该系统和高校的档案管理系统主要还是由不同的部门主管和维护，各部门在进行系统建设中缺乏及时有效的沟通，使得这些业务系统中所产生和累积的电子文件难以获得正确的保管，从而导致了业务部门再次开展相关业务活动的时候产生了工作效率低下的问题。要提升人事管理系统的信息化建设和电子文件管理水平，应当加速这些业务管理系统与学校档案管理系统的对接，在数据上实现无缝连接和数据信息在各部门之间的流转，并最终实现人事档案融入高校电子文件的一体化管理进程之中。
4 结语
电子文件一体化管理要求高校在整体思维下，从电子文件生成、保存、归档和利用的全过程出发，重新对高校内部各部门的业务流程进行重构，制定统一的管理标准与规范，推动高校电子文件的共享和协作利用。在此过程中，人事档案管理可从以下几个方面展开：首先，积极融入高校电子文件一体化管理自顶而下的全局规划之中，高校人事档案价值的挖掘与利用需要借用外部技术手段实现，且人事档案只有在与校内外其他档案的结合，其价值才能充分展现出来，因而高校人事档案管理应当积极响应高校电子文件一体化管理所制定的相关标准和规范，融入到该进程之中。其次，拓展高校人事档案电子文件归档渠道，高校档案管理部门应当为人事档案提供电子文件归档专线，确保归档工作的安全性和实效性，同时高校人事部门档案管理人员应当主动学习电子档案管理的相关知识和技能，创新人事档案电子化管理的方式，以提升人事档案电子化管理的水平。再次，重组人事档案管理业务流程，挖掘人事档案与校内外其他电子文件的联系，将人事档案电子文件生成前后的利用与归档环节打通，根据电子文件档案生命周期的客观规律，按照文件从生成、著录，到标引、编目，再到最终的归档和利用流程，将与电子文件相关的业务活动联系起来，形成全新的业务流程。最后，依据电子文件生命周期的管理流程，建立高校电子文件统一管理平台，将电子文件发布、流转、数据封装、传送回平台、元数据组织与关联、文件归档以及文件解封、难与利用等一系列流程集中于该平台，实现对人事档案的全流程管理以及与其他档案的关联管理，实现人事档案数据交换、保存和利用等功能。
参考文献：
[1]毕建新，郑建明，褚怡春，等.业务驱动的电子文件一体化管理与开放获取研究——以国家自然科学基金项目为例[J].浙江档案，2015（9）：18-21.
[2]燕杨.探索建立电子文件一体化集成管理系统模型——以苏州市相城区国土分局为例[J].档案与建设，2016（6）：71-74.
[3]张文元，史锡年.高校电子文件一体化管理的协同监管[J].中国档案，2015（1）：53-54.
[4]杨福运，李文姣.山东国家电子文件管理信息系统试点通过验收[J].中国档案，2015（8）：82. |
