Current Situation and Countermeasures of Electronic File Development in Medical Institutions
李钢 LI Gang
（江苏省疾病预防控制中心，南京 210009）
（Jiangsu Provincial Center for Disease Control and Prevention，Nanjing 210009，China）
摘要：由于文献管理的特殊性，其工作内容繁琐复杂。在当今信息时代，许多事业单位的信息管理信息相对较多，档案管理人员为此付出了许多辛劳，在此过程中也对档案管理方式进行了完善。但其中仍存在一些需要调整的地方。主要是电子管理没有得到充分的推广，工作效率没有得到提高。只有解决这些问题，才能保证事业单位工作的有效开展。
Abstract: Due to the particularity of document management, its work content is cumbersome and complicated. In today's information age, many institutions have relatively more information management information, and file management personnel have paid a lot of hard work. In this process, the file management method has also been improved. But there are still some areas that need to be adjusted, mainly because electronic management has not been fully promoted, and the work efficiency has not been improved. Only by solving these problems can we ensure the effective development of the work of public institutions.
关键词：医疗事业单位；电子档案；现状；策略
Key words: medical institutions；electronic files；current situation；strategy
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2018）36-0048-02
0 引言
在信息化程度越来越高的当代社会，几乎在每一个领域都能够看到计算机的身影，在档案管理方面，电子化的管理方式已经越来越受到管理工作者的认可。事业单位的档案数据庞大而复杂，因此，电子档案的综合管理对于事业单位的作用有非常显著的提升。在医疗事业单位中，档案管理逐渐细化，所含内容也越来越广泛，传统的管理档案的方式已经难以适应，也越来越耗费人力，电子档案的使用已经是一种不可阻挡的趋势。相比于其他行业，医疗事业单位对电子档案的使用相对滞后，许多单位仍以传统管理方式为主，因此，笔者希望通过此文对电子档案在医疗事业单位的实用性进行探讨，希望有助于各医疗事业单位对电子档案管理方式的引入跟运用。
1 医疗事业单位电子档案的发展现状以及弊端
为有效促进我国医疗事业单位对于电子档案管理方式的引用，加快档案电子化的进程，首先要对管理档案的现状进行了解，认清目前档案管理工作的态势。
1.1 管理方法太陈旧
传统的档案记录方法是手工录入纸张。由于纸张薄而易碎，而且能够记录的内容有限，整理起来费时费力，同时对于资源的浪费也比较严重，在对资源的收录、保存、管理和许多其他方面造成了很大的困难。此外，大多数医疗单位对档案管理的重视程度不高，导致档案管理工作效率低下，从而对整个档案处理过程以及其他部门的工作造成了影响。
1.2 医疗事业单位人员缺乏对电子档案的正确认知
服务于病人是医疗单位的工作根本。医疗不容耽误，电子档案工作是一项后续完善工作，可以随时添加补充。这是许多医疗事业单位管档案理人员和工作人员对档案管理的看法。单位领导是否在文件管理工作足够重视一定程度上关系到这项工作能否顺利展开，这也是事业单位的特点，因此只有领导较强对档案管理工作的重视，并带头投入到推广档案管理的工作中，明白医疗档案管理的重要性，这样每个员工才可以关注和重视文档管理，关注单位文件管理的效率。
1.3 制度不健全导致效率低下
现在各大医疗事业单位所使用的档案管理方式，都是各单位在长期工作中不断总结经验摸索出来的。它不是科学的，统一的，也不是系统的。与此同时，各单位对于需要归档的内容有很大的区别，现在还没有统一的标准，也没有建立相关的收集系统。此外，在正常情况下，医院不会对档案管理成果进行评估，这就是医院的档案不具备时效性，可用范围有限。
1.4 档案管理人员缺乏训练
很多从事档案管理的事业单位人员在档案管理方面并不具备一定的专业素质，对档案管理工作没有足够高的把握能力，事业单位也很少对档案管理人员进行相关的培训，使他们的能力长期得不到有效提高。如果不加以改变，将直接影响事业单位档案管理的发展，容易导致档案管理工作中出现重大失误。在医院管理中，对于提高医务人员的素质以及对医务人员的培养一直是人员管理工作中的关键。在许多医疗事业单位，对于档案不聊工作的门槛设置的很低，甚至许多都是兼职或者专业人员，这些人除了学历偏低，对于档案管理专业知识的掌握也极其有限，学习的欲望有不是很强。此外，档案管理工作者的工作比较占用时间，留给他们学习新知识的时间便相对较少。若单位不能主动给予他们学习的机会，对档案管理工作而言是一种资源上的浪费。
1.5 档案缺失严重，安全性能差
长时间保持不科学的档案管理方式，使得医疗事业单位的档案管理缺乏效率。随着医疗系统各方面的不断改革完善，但按惯例工作中也加入了新的内容，对于档案内容的准确性要求也更高，然而许多医院因为设备落后、技术落后等问题。文件更新速度太慢，缺陷严重，安全性能差，严重制约了医院档案的发展，使医院档案无法发挥应有的作用。
2 医疗事业单位档案管理工作的策略
2.1 提升档案管理人员专业素质
档案管理工作者除了要具备一定的文化知识跟档案管理的相关能力，还要能够对所在单位的实际工作情况有一定的掌握，对信息网络技术也要有一定的学习，这样才能将电子档案馆里的优势充分发挥出来，为所在单位提供更加及时有效的信息，因此提高档案管理人员的素质，能够对档案信息建设各个方面产生不可估量影响。第一，在专业素质方面，要加强管理人员对于信息技术的掌握，加强工作能力以及综合文化素质反面的培训，为单位提供更加优秀的档案管理工作者。第二、要提高对档案管理工作的重视，明白其重要性。与此同时，要对相关人员的专业能里定期进行考核，为此可以尝试建立对员工的评价系统，根据系统的管理，有针对性的对员工进行培养，不足他们的不足之处。另外，还可以通过引进专业人才来进行档案管理工作，或者通过短期聘用，让其传授本单位工作人员相关经验。这些都是促进档案管理工作的有效方式。
2.2 加快档案管理的硬件建设
除了对人才的要求，也应当对医院的相关档案管理设施进行定期的升级。为更加安全有效的运用电子档案管理，还需要医院能够建立统一的数据管理平台，使各部门之间的文件关联起来，在使资料利用率提高的同时，保证了资料的安全，也是文件的储存更加方便。硬件设施性能稳定，能够有效减少来自外界的破坏，从而维护文件的完整性，提高文件管理效率，保证信息安全。因此，有必要加强硬件建设，加大资金投入，将高水平的计算机技术渗透到文件管理工作中，充分利用电子存储、信息输入，发挥电子存储的重要性。
2.3 完善医疗单位档案管理的应用软件开发工作
除了硬件设施，软件建设同样重要。开发能够适应档案管理的复杂应用程序，如同灵魂对于人类一样重要。良好的应用软件不仅可以提高医疗单位的信息化水平，而且可以大大提高工作效率。，随着信息技术的发展越来越快，选择合适的软件来满足医院的档案管理需求，使之与硬件同步建设显得尤为重要。
2.4 制定符合医疗单位发展的档案管理信息化总体规划
为促进档案电子化的积极有效开展，相关代为及工作人员应重视档案信息系统的可扩展性和灵活性，以此为宗旨制定档案信息管理总体方案。充分考虑医疗单位的实际发展需求，努力构建符合经济发展要求的网络管理模式。
2.5 完善档案管理制度
只有建立明确的档案管理制度，医疗事业单位的档案管理才能规范化、科学化。建立一个档案管理系统的必要性，可以从两个反面讲，一方面，有必要澄清档案工作的管理流程，确保单位的人事档案可以完全归档，重要会议和活动等有价值性的资料都能及时归档；另一方面，要建立明确的档案管理考核制度。定期考核相关人员，确保及时发现和改进管理工作中的不足，推动医疗事业单位档案管理改革的有效实施。
3 医疗档案信息化管理的优势
3.1 档案存储环境方面的优势
在档案管理中运用现代信息化管理技术，可以通过网络平台建立电子文件。通过电子录入的方法，大大提高档案信息管理的效率，这就进一步提高了档案内容的完整性，从根本上改变了档案信息管理方法和手段。另一方面，可以使用电子磁盘存储档案，这样既节省了文件存储空间，并且易于保存和管理。此外，随着信息技术的发展，对文件存储环境的要求越来越低，信息化带来的变革使纸质管理的弊端日趋明显。
3.2 档案在使用和查询方面的优势
推进医疗事业单位档案信息管理具有很大的优势和意义。对于医疗事业单位，档案管理是非常重要的一个组成部分，怎样科学合理的使用电子档案管理方法，是提高档案管理效率的关键，也是目前需要尽快解决的事，这关系到医疗事业单位整体的工作效率以及工作成果。在对医院的档案实施电子化管理之后，可以将其按照内容进行合理的分类，建立数据查询系统，这样能都跟加便捷的找到所需要的医疗信息，这种方式与传统纸质档案手动查阅的方式相比具有显著的优点。
3.3 有助于资源共享
医疗事业单位对档案实行电子化管理的另一个关键目的便是实现资源的有效共享，从而扩大医疗资源的适用范围提高利用率。同时，文档电子化带来的便利还表现在信息的传递跟流动方面，不同部门之间对档案的传递阅览更加的方便，甚至是在与其他医疗单位进行交流学习是也能够成为一大助力。满足同领域不同部门甚至不同地区的医务工作人员及时交流的渴望。
3.4 改善了管理模式
以前我们一直使用的通过纸张记录的档案管理方式不仅记录过程繁琐，而且还会浪费大量的空间储存。同时，对纸张存放的条件也有一定的要求，比如他会受到储存地点温度、湿度等环境因素的影响。造成管理成本高、效率低。信息化的医疗档案管理方法可以很好地解决档案的存储空间和存储成本问题，同时解决了传统档案管理中纸张老化、手续复杂的问题，明显地提高了档案的效率。
4 结语
随着信息社会的发展，加快医疗机构现代化建设势在必行。医院管理人员和工作人员应充分认识到电子档案的重要性。要立足大局，面向未来，全力支持电子档案工作的发展和实施；建立健全电子档案管理制度和工作制度；投资改进配套设备和培养档案专业人员；充分发挥电子档案的优势，为广大患者和团队服务。促进医院全面协调发展。
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