Application of WBS in Graduate Enrollment Work
于宁 YU Ning
（航天工程大学，北京 101416）
（Space Engineering University，Beijing 101416，China）
摘要：引入项目管理的理念，对研究生招生工作进行WBS 分解，并与传统招生工作方式进行对比。分析发现，基于WBS 的研究生招生工作分解可以提高招生管理的规范化和精细化水平，达到有效规划、提升效率、科学评估的目的，是研究生招生模式创新的一次有益探索。
Abstract: Based on the concept of project management, Work Breakdown Structure (WBS) was applied to the graduate enrollment work in this paper, which is compared with the traditional mode of enrollment. It is found that the application of WBS in graduate enrollment work can improve the standardization and refinement level of enrollment management, and achieve the purpose of effective planning, efficiency improvement and scientific assessment, which is a beneficial exploration on the innovation of graduate enrollment mode.
关键词：研究生；招生；WBS；工作分解
Key words: postgraduate；enrollment；Work Breakdown Structure；work breakdown
中图分类号：G643 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2019）25-0093-03
0 引言
研究生招生工作是研究生教育的首要关口，对于确保研究生培养质量发挥着重要作用。在国家持续深入推进研究生教育综合改革的大背景下，研究生招生工作的改革创新迫在眉睫。当前，研究生招生工作一定程度上还存在统筹规划不够合理、配合参与部门职责分工不够明确、招生管理不够规范精细、招生质量效益评估不够科学等诸多问题，急需解决和改进。本文引入项目管理的理念，利用WBS方法探索改进研究生招生工作，以提升研究生招生质量效益。
1 WBS方法概述
1.1 WBS的概念
WBS（Work Breakdown Structure，工作分解结构）就是把项目包含的所有工作任务按照内在结构或者实施过程，逐层细化分解为若干工作单元，直到每个最小工作单元的任务内容独立单一、便于责任分配和管理，并能直观反映出各项工作在整个项目中的地位作用[1]。WBS结构化组织和定义了项目的全部工作范围，能够明确各项工作之间的界限，不仅可以作为项目实施的工作依据，还有助于制定项目计划、控制项目进度、实现过程监控[2]。
1.2 WBS的作用
WBS作为项目管理中一种常用的基本方法，其作用主要有以下五方面：
①有效规划设计项目管理的整体思路。通过对项目自上而下的逐层分解，可以使复杂的项目简单化，使项目管理的思路更加明确合理，各项任务操作性更强，有助于项目经理和团队确定和管理项目的各项工作。
②清晰体现项目工作的全部范围和相互关联。WBS的百分之百法则确保了WBS必须包含100%的项目工作范围[3]，即通过把WBS底层的各项工作逐级向上汇总，确保没有任何遗漏或者多余的工作，同时，WBS也可直观体现出各项工作之间的相互联系和界限。
③建立系统完整的目标体系。WBS词典作为工作分解结构中的支持性文件，针对WBS中的每个工作单元，详细描述了项目的活动和可交付成果[4]，还包括进度安排、成本预算、质量标准等内容，有利于对项目的有效控制和监督，同时为项目验收评估和成员绩效考核提供参考依据。
④帮助项目经理进行责任分配。WBS与负责相关工作的组织部门联系起来，就形成了责任分配矩阵，这可以直接体现出各部门的职责分工，使项目成员清晰了解每项任务的责任分配情况，并能就任务内容相互之间进行有效沟通。
⑤有助于掌控项目重大关键节点。从工作分解结构中可以区分关键工作和次要工作，定义项目的里程碑事件，在重大事件节点前，及时检查项目运行情况并进行有效控制，同时使高层管理者容易掌握项目的进展和完成情况。
1.3 建立WBS的方法步骤
建立WBS的基本方法就是分解。一般可按照以下步骤进行：①分析项目的可交付成果和相关的工作任务。②确定WBS的结构和分解程度。根据项目的特点，明确分解思路，选择基于成果（系统）还是基于工作过程进行分解[5]。项目的复杂程度和规模大小不同，WBS的分解层次也不同。分解的详细程度要适中，确保利于责任分配和管理。不能过度分解，增加工作量的同时可能造成资源浪费、效率降低。③将项目进行逐级分解。即将上一级的工作内容细化分解为下一级更详细的组成部分，直到按照计划的分解程度，确定每个工作单元相对独立。④给WBS的所有组成项进行编码。⑤检查分解的正确性。通过检查，确保所有组成项对于完成上一级工作是充分而且必要的。
2 基于WBS的研究生招生工作分解
2.1 研究生招生职能定位
研究生招生单位负责本单位研究生招生工作的组织实施，按照国家招生政策要求，主要职责包括：根据上级要求编制研究生招生计划；编制招生章程、招生专业目录和考试大纲；组织研究生招生宣传和考生咨询服务工作；组织考生报名，审查考生报考资格；负责研究生招生考试的具体组织实施和录取工作；处理其他研究生招生相关事务等。
2.2 研究生招生WBS
根据研究生招生的职能定位和工作特点，基于招生的工作过程，建立研究生招生WBS。研究生招生工作可分解为明确年度招生任务、拟制发布招生章程、招生宣传、硕士推免报考录取、硕士统考报考录取、博士报考录取、招生总结等7大类、31分类、146项的五级结构。研究生招生总体WBS分解结构示意图见图1。
因研究生报考录取阶段工作程序较多、工作内容较为复杂，对硕士统考报考录取、博士报考录取两个阶段建立WBS，以加强研究生招生工作的计划和控制。具体见图2、图3。
3 基于WBS的研究生招生工作分解与传统方式的对比分析
基于WBS的研究生招生工作分解，与传统的招生工作方式进行对比分析，在统筹规划、管理方式、工作效率、总结评估等方面都具有明显优势。
3.1 招生管理规范化和精细化水平得到提升
传统的研究生招生工作中，工作人员多是凭经验办事，对工作的流程和细节缺乏研究，工作标准不高。基于WBS的研究生招生工作分解，是按照工作过程的思路进行分解的，这为工作人员梳理了自己所需完成工作的每个环节，明确了各项工作的具体要求，也为后续制定招生工作制度规范和实施细则奠定了基础。
3.2 招生统筹规划得到改进
传统的研究生招生工作中，往往由于缺乏统筹规划，导致同类工作重复进行。比如博士和硕士、应届生和在职人员的招生宣传工作，如果统筹规划不够充分，将会徒增工作量，浪费有限资源。在年度研究生招生工作启动阶段，运用WBS方法提前细化分解各类工作，能够有效理清工作思路，把握工作全局，抓住工作重点，提升工作的针对性和有效性。
3.3 招生工作效率得到提高
传统的研究生招生工作中，参与配合的部门和人员职责界定不够清楚，部门之间的沟通协调工作消耗了工作人员的很多精力。WBS的建立，可以明确相关部门和人员的职责分工，避免出现推诿扯皮、责任不明的现象，同时各部门人员可以就某项具体工作直接找到相关负责人沟通，避免任何工作都要先反映到招生主管部门，再转达到相关人员。
3.4 总结评估的科学性和传承性得到加强
传统的研究生招生工作中，对招生的总结评估主要集中在招生的数量、质量等工作成果，对招生各环节的工作过程没有全面的评价。WBS分解结构为全面评估招生工作过程和工作成果提供了依据，同时每个工作人员完成的所有工作都登记在册，可以作为个人工作讲评和绩效考核的参考。招生工作的一个周期完成后，可以对WBS进行修改完善，形成WBS样板延用到下一周期，为新年度的招生工作和新加入的工作人员提供指导。
4 结束语
引入项目管理的理念，利用WBS方法改进研究生招生工作，是研究生教育改革中的一次创新实践，同时也是应用项目管理理论开展研究生招生工作的有益探索，这为后续提升研究生招生质量效益开拓了思路，为研究生招生实行项目化管理提供了借鉴。
参考文献：
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[3]周小桥.项目管理工具系列谈之七——工作分解结构（WBS）：定义项目的工作范围[J].项目管理技术，2006（1）.
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